10.1 Gestão de Processos de Pessoa Física – PF e Pessoa Jurídica – PJ
10.1.1 Face a Impropriedades e falhas identificadas nos arquivos e relatórios de PFs e PJs, tais como informações incompletas em relatórios administrativos, divergências no nº de inscrições versusregistros realizados no exercício auditado, tudo isso pode levar a Alta Administração da Autarquia à tomada de decisão equivocada, com riscos operacionais.
10.1.2 Devido a falhas de comunicação entre os CRMVs no País, bem como a possibilidade de uso de múltiplos Sistemas de Protocolo e Cadastro, poderá ocorrer desencontro de informações pessoais com impactos no atendimento de demandas, bem como equívocos nos processos de inscrição e/ou transferência, podendo levar a erros na cobrança de Anuidades como cobranças indevidas e/ou em duplicidade, impactando na qualidade e celeridade do processo, levando a Diretoria a riscos estratégicos, de conformidade e operacionais.
10.1.3 – A avaliação inadequada dos documentos recebidos para a inscrição de Pessoas Físicas e Jurídicas, poderá gerar cadastramentos indevidos, como de Profissionais não graduados detentores de diplomas falsificados, ou de Representantes de empresas com irregularidades, com riscos operacionais.
10.2 Gestão de Atendimento ao Público Externo
10.2.1 Face a falhas e deficiências no processo de atendimento ao público na Instituição, tais como (1) descumprimento ao horário estabelecido para atendimento externo, (2) ausência de orientações claras quanto a documentos e certidões necessários para os procedimentos administrativos inerentes à Autarquia, (3) deficiência no atendimento em canais online (Telefone, Whatsapp, Facebook, Instagram, Outros) que possam dirimir ao menos dúvidas iniciais, (4) não-atendimento à legislação que versa sobre prioridades em atendimentos, como por exemplo para idosos, gestantes e acessibilidade de Pessoas Com Deficiência/PCD e (5) ausência de informações quanto a canais de recebimento de críticas e sugestões, podem colocar a Administração da Autarquia a erro, com riscos operacionais.
10.3 Gestão de Licitações e Contratos
10.3.1 Devido a impropriedades e falhas técnicas em processos licitatórios (fracionamento de despesas sem amparo legal, subcontratação irregular, restrições ilegais a competitividade de empresas, atos de gestão ilegal e/ou antieconômico, inobservância de cláusulas essenciais, descumprimento de Acórdãos do TCU, alterações indevidas de projetos e especificações) todo esse conjunto de situações poderá levar a Diretoria da Autarquia à tomada equivocadas de decisão, com riscos operacionais.
10.3.2 Face a falhas formais e procedimentos impróprios em processos licitatórios, como (1) aquisição emergencial de produtos e serviços, ferindo pressupostos importantes como Planejamento e Orçamento, e ainda sem as devidas Certidões de Regularidade e o consequente pagamento irregular a fornecedores em bens e serviços, (2) elaboração/descrição ineficiente de Termos de Referência – TR e divergências textuais deste com o Edital e Minutas de Atas e Contratos, (3) fragmentação de despesas na aquisição de bens e serviços, com preços superestimados ou subestimados nas estimativas orçamentárias, (4) ausência de fiscalização na execução da despesa pública e suas etapas (contratação, execução, pagamento) poderá levar a Gestão da Autarquia ao desperdício de recursos públicos e a erro, com riscos de conformidade, estratégicos e operacionais.
10.3.3 Devido a erros e impropriedades verificadas na Gestão de Relacionamento com Fornecedores, tais como (1) contratação de fornecedores, de quaisquer segmentos, elencados em “lista suja” de trabalho escravo, ou em condições análogas à escravidão, (2) licitação/contratação de empresas (fornecedores) que tenham sofrido punições legais, de acordo com a Lei 8.666/93, Lei 14.133/2021 e legislações subsequentes e/ou correlatas ao tema, (3) estocagem e armazenagem de itens nas Instituições feito de forma incorreta, (4) ausência de horário pré-definido, pela Instituição, para recebimento (logística) de produtos e mercadorias, podem levar a Alta Administração a erros na sua gestão, com riscos operacionais.
10.3.4 Face ao quantitativo de pessoal insuficiente e/ou sem a qualificação adequada para a função, podendo levar a contratações desvantajosas para a Administração, levando a objetos mal especificados, modelos que não permitem adequada gestão contratual, com preços elevados, entre outros, com consequente desperdício de recursos (financeiros, pessoais, logísticos) públicos, poderá levar a Gestão da Autarquia a erro, com riscos operacionais.
10.4 Gestão de Patrimônio – Bens Imóveis e Móveis (edificações, veículos e equipamentos)
10.4.1 Devido a impropriedades e falhas identificadas no controle/gestão dos bens patrimoniais e seus valores patrimoniais, tais como (1) não ter informações patrimoniais conciliadas e harmônicas com a Contabilidade, bem como (2) ausência de processo/política de Gestão Patrimonial e seus respectivos controles, (3) não realizar inventário patrimonial geral em tempo determinado pela legislação nem tampouco (4) inventário rotativo, poderá levar a Diretoria da Instituição a erro, com riscos operacionais.
10.5 Gestão de Diárias, Hospedagens e Passagens, Pagamento de Jetons
10.5.1 Face a falhas e impropriedades no processo de trabalho Gestão de Passagens, Diárias, Jetons e Verbas de Representação em quesitos tais como (1) normativas internas desatualizadas e em desacordo com determinações de Órgãos de Controle; (2) ausência de planejamento estratégico interno (em especial quanto a aquisição de bilhetes em melhor relação custo x benefício); (3) ausência de devidas justificativas quanto a convite a palestrantes, alteração de datas de reuniões/eventos e deslocamentos em fins de semana; (4) não integração entre o Sistema de Viagens e Sistemas de Orçamento/Finanças da Instituição; (5) concessão de diárias e passagens a profissionais inadimplentes quanto à prestação de contas (não devolução de relatório, bilhetes, etc.); (6) ausência de comprovantes de embarque e/ou de relatório de viagem; (7) autoconcessão em passagens, diárias ou ressarcimentos; (8) desobediência a prazos estabelecidos em normativos, poderá levar os Gestores da Autarquia a erro, com riscos operacionais.
10.6 Gestão de Livro de Registro de Empregados e Pastas Funcionais
10.6.1 Devido a falhas na gestão dos livros de registros e pastas funcionais e Carteiras de Trabalho dos funcionários, como (1) documentação e registro de Colaboradores faltantes e/ou desatualizados, e (2) controles de ponto faltantes e/ou desatualizados, por meios físicos ou eletrônicos, (3) livro de inspeção do trabalho não-acessível ao Fiscal do Trabalho, pode ocasionar erros aos processos de Gestão de Pessoas, com riscos operacionais.
10.7 Gestão de Folhas de Pagamento, Férias e Rescisões de Contrato de Trabalho de Colaboradores
10.7.1 As impropriedades e falhas processuais em Recursos Humanos, tais como (1) erros no processo de admissão e demissão de pessoal, (2) erros em cálculos de folhas de pagamento, (3) erros em cálculos de férias e controle de prazos e vigências, 13º Salário, Descanso Semanal Recuperado – DSH, licenças e afastamentos, (4) ausência de automação e integração do controle de ponto com folha de pagamento, entre outros pagamentos, levará os Diretores da Instituição a tomar decisões equivocadas, com riscos operacionais.
10.8 Gestão de Atas de Reunião, Portarias, Resoluções, Certificados, Cédulas de Identidade, Demais Normas
10.8.1 Falhas e impropriedades em Termos de Posse (como ausência de assinatura, carimbos, papel sem timbre oficial) bem como no próprio processo de gestão das Reuniões Ordinárias (ausência de planejamento de datas, assinaturas, sequências de numeração e nº de reuniões realizadas, quórum) e ainda na gestão e controle de expedição de Portarias, Resoluções, Certificados, Cédulas de Identidade e outras Normas, podem levar os Gestores a decisões equivocadas, com riscos operacionais.
10.9 Gestão e Manutenção da Infraestrutura
10.9.1 Devido a falhas e impropriedades levantadas na Gestão de Infraestrutura da Autarquia, tais como (1) ausência de Gestão de Contratos pertinentes à área, (2) ausência de licenças e alvarás, bem como de manuais e políticas de Manutenção Predial (no que tange à segurança principalmente das instalações hidráulicas e elétricas, bem como do estabelecimento de prioridades e rotinas diárias, semanais, mensais, trimestrais, semestrais e anuais), (3) ausência de Equipamentos de Proteção Individuais/EPIs e de Equipamentos de Proteção Coletiva/EPCs para proteção da saúde funcional e (4) ausências de capacitações e treinamentos (reciclagem de conhecimentos) pode levar a Diretoria do Conselho a decisões equivocadas, com riscos operacionais.
10.10 Gestão de Protocolo e Arquivo
10.10.1 Devido a falhas e impropriedades levantadas na Gestão de Protocolo e Arquivo, tais como (1) carência em capacitações e treinamentos (reciclagem de conhecimentos), (2) uso de um sistema/software de Protocolo para documentos/processos que necessite de atualização ou mesmo sua substituição, com uso de processos eletrônicos em ambiente virtual, sem impressão de papel, (3) ausência de uma Política de Gestão Documental, para conteúdos físicos e/ou digitais, passando pela (4) ausência de uma Política de Gestão Arquivística (desde a etapa de produção do documento, categorização e catalogação – documentos, processos, obras literárias, obras de arte, entre outros – até sua temporalidade e destinação final, seja preservação permanente ou mesmo seu descarte) e (5) ausência de ambiente adequado para armazenamento da documentação que compõe o Arquivo, podem levar a Alta Administração a erros em decisões, com riscos operacionais.
10.11 Gestão de Copa e Cozinha
10.11.1 Devido à estruturação inadequada do Setor/Instalações de Cozinha/Copa, como (1) inadequação às normas da Vigilância Sanitária – VS; (2) ausência de laudo AVCB – Auto de Vistoria do Corpo de Bombeiros; (3) estrutura inadequada (fiação elétrica, pisos irregulares, etc.); 4) ausência de Equipamentos de Proteção Individuais – EPIs, caso necessário, e de Equipamentos de Proteção Coletiva/EPCs; e (5) inadequação às metodologias de Saúde e Segurança do Trabalho – SST e suas instâncias regulatórias que abordam atividades inerentes a uma cozinha (com riscos de diferentes naturezas, como choques elétricos, queimaduras, quedas, cortes e perfurações, etc.), pode levar os Gestores da Autarquia a erro, com consequente aplicação de multas administrativas e com riscos operacionais.
10.12 Gestão de Eventos
10.12.1 Face a falhas e impropriedades no processo de Gestão de Eventos, tais como (1) ausência de planejamento/execução/avaliação, bem como acompanhamento de resultados, (2) ausência de calendário anual de eventos da Autarquia, (3) ausência de comunicação aos setores envolvidos de forma tempestiva, (4) carência em capacitações e treinamentos (reciclagem de conhecimentos), (5) solicitações verbais que causam ruídos na comunicação e prejuízos à realização do evento, e ainda a (6) ausência de contratação de Empresa especializada em eventos e tendo dificuldades em sua contratação, bem como (7) ausência de um Manual de Eventos da Autarquia que contribua para melhor concepção dos mesmos e (8) não-cumprimento do calendário com demandas em prazos intempestivos (“em cima da hora”) para execução eficiente dos eventos, poderá levar a decisões equivocadas por parte dos Diretores da Autarquia, com riscos operacionais.
10.13 Gestão do Meio Ambiente e Saúde (Pandemias)
10.13.1 Devido a falhas e ineficiências na Gestão de Riscos em Meio Ambiente e Saúde, tais como (1) ausência de planejamento institucional no tocante a Segurança e Saúde do Trabalho em Pandemias em todos os seus requisitos, vide COVID-19, (2) ausência de práticas ambientais, sociais e de governança – ESG que possuam indicadores e a devida possibilidade de medição, (3) inexistência de processo de Coleta Seletiva de Lixo (resíduos) que minimamente separe lixo orgânico de lixo seco, e (4) ausência de Normas de Higiene Ocupacionais – NHOs, que identifiquem e categorizem riscos ambientais inerentes, pode levar os Diretores da Instituição a erro, com riscos operacionais.